Het Wereldcafé is een innovatieve werkvorm om mensen op een zinvolle wijze met elkaar in gesprek te brengen. 

Deze dialoogvorm wordt ingezet om belangrijke vraagstukken in beweging te brengen en draagvlak en handjes te organiseren om de vrijgekomen oplossingen te vertalen naar concrete acties.

Het Wereldcafé (of World Café) verloopt volgens 7 principes:

1. Een goede voorbereiding
De sleutel tot een succesvolle bijeenkomst is een goede voorbereiding. Dat houdt in dat we met een voorbereidingsgroep zorgvuldig nadenken over: 

• Het onderwerp dat leeft bij alle betrokkenen en hoe we dit in een onderzoeksvraag kunnen vertalen. Hoe kunnen we onze bewoner werkelijk centraal stellen? Hoe kunnen we de facilitaire organisatie beter inbedden in de defensieorganisatie etc.
• Een vijftal subvragen en hoe deze zodanig geformuleerd kunnen worden, dat ze de betrokkenen inspireren tot het uiten van veel ideeën. 
  Bijvoorbeeld: Hoe organiseren we het primaire proces, vanuit het principe dat de cliënt zoveel mogelijk zelf de regie houdt?
• Welke mensen nodigen we uit en hoe zorgen we voor een zo divers mogelijk samengesteld gezelschap? Bijvoorbeeld klanten, bewoners, jonge en oude mensen, mensen uit diverse afdelingen, locaties etc.

2. Een gastvrije ontmoetingplek
De plaats waar het Wereldcafé plaatsvindt, moet zo gastvrij mogelijk gemaakt worden. De plaats moet uitnodigen tot het uitwisselen van ideeën.
Bijvoorbeeld: Een bruin café, een kantine, een grote kerk, een creatief centrum, etc.

Door de ruimte verspreid staan tafels, waaraan maximaal 6 mensen plaatsnemen. De tafels worden gedekt met grote papieren tafelkleden. Op elke tafel liggen pennen, een bloemetje en iets te knabbelen en te drinken.

3. Ieders bijdrage is belangrijk
Iedereen die een Wereldcafé bijwoont wordt onderdeel van een groter geheel, een levend netwerk. Het idee achter het Wereldcafé is dat er zoveel mogelijk verbindingen tussen de deelnemers gemaakt moeten worden. Omdat hoe meer verbindingen er gemaakt worden, hoe meer collectieve intelligentie er wordt vrijgemaakt.
Dit doen we door elke 25 minuten een bel te luiden, als teken dat de deelnemers moeten doorschuiven naar andere tafels, waar ze in een andere tafelsamenstelling met een nieuwe vraag aan de slag gaan.

4. Luisteren om elkaars oplossingen te begrijpen
Centraal voor een succesvol Wereldcafé is de kunst van het goed luisteren, een kunst waar velen van ons niet zo heel bedreven in zijn. Vandaar dat we aan het begin van de bijeenkomst een korte presentatie geven over het wat, waarom en het hoe van het wereld café. De tafelvraag ligt vergezeld van een aantal café regels op de tafels.
Het verder goed instrueren¹ van de gastvrouw/gastheer en het doorgeven van de praatstok, blijken in de praktijk voldoende om mensen in staat te stellen werkelijk in dialoog met elkaar te gaan.

5. Het verbinden van de diverse invalshoeken.
Het verbinden van de diverse invalshoeken vindt plaats door maximale interactie en kruisbestuiving. Elke keer als de bel klinkt en de deelnemers doorschuiven, nemen zij de draden van hun eerdere gesprekken mee naar een volgende groep mensen. Aan het begin van elke ronde geeft de Tafelgastheer/vrouw een samenvatting van de uitkomsten van de voorgaande groep, zodat de volgende groep hierop door kan borduren. Hierdoor ontstaat gestapelde kennis. Alle aanwezigen mogen hun ideeën of opmerkingen op het tafelkleed schrijven. Het is de verantwoordelijkheid van de gastheer/vrouw om de grote lijn van de gesprekken op te schrijven, zodat alles wat ter tafel komt accuraat wordt vastgelegd. De tafelkleden gebruiken we om na de bijeenkomst te toetsen of we alle ideeën van de aanwezigen hebben vastgelegd.

6. Het delen van gezamenlijke ontdekkingen.
Aan het einde van het proces hangen we alle tafelkleden aan de muur (‘wall of wonder’). Elke groep geeft een korte presentatie over wat de belangrijkste gespreksonderwerpen van zijn of haar tafel zijn en welke acties de groep voorstelt, als antwoord op de vraag die op tafel lag.

7. Meedenken, meepraten = meedragen
Uiteindelijk loopt iedereen langs de wall of wonder en plakt een sticker met zijn of haar naam, bij de actie waar hij of zij een bijdrage aan zou willen leveren.
De voorbereidingsgroep werkt de acties vervolgens uit in projecten, die vaak al passen bij lopende projecten en anders in een nieuw project onder gebracht kunnen worden. Er zijn ook acties die vallen onder het begrip: ‘laaghangend fruit’. Deze acties kunnen vaak al direct geïmplementeerd worden in de bestaande werkpraktijk.

¹Een workshop van een uur blijkt in de praktijk voldoende om mensen uit de organisatie zelf op te leiden om een tafel goed te begeleiden